Zentrale Schülerdatei

Rechtsgrundlagen

Im Folgenden sind die gesetzlichen und untergesetzlichen Grundlagen aufgelistet, die im Zusammenhang mit der Überwachung der Schulpflicht und der zentralen Schülerdatei von Bedeutung sind:

Datenverarbeitung

Die in der ZSD zu verarbeitenden Daten und Merkmale der Schülerinnen und Schüler sowie deren Sorgeberechtigte sind in § 65a Abs. 1 BbgSchulG, § 14 Abs. 2 DSV und in Anlage 2 des Rundschreibens 17/18 beschrieben. Das dahinterliegende Datenmodell enthält dabei folgende Merkmalskategorien, die innerhalb der ZSD verarbeitet werden:

• Identifikationsmerkmale
• Landeseindeutige Schülernummer
• Namen
• Geschlecht
• Geburtsdaten
• Adressdaten
• Art der Personensorgeberechtigung (Mutter, Vater, Vormund, ...)
• Schulpflichtüberwachung (Einschulungsjahr, Schülerlaufbahn, Schulbesuchszeitraum, ...)
• Schulanmeldung und Schulwechsel (Übergangsverfahren)
• Schulversäumnisanzeige
• Protokolldaten

Die in der ZSD verarbeiteten Daten werden nur für die Dauer der Überwachung der Schulpflicht gespeichert (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Genaue Löschfristen für die einzelnen Daten (Speicherbegrenzung) sind dabei in § 14 Abs. 6 DSV festgelegt. Die Einhaltung dieser Löschfristen wird in der ZSD durch automatisierte Verfahren sichergestellt.

Verantwortliche und Beteiligte

Bei der ZSD handelt es sich um ein Verfahren in gemeinsamer Verantwortung (Art. 26 DSGVO), wobei die Verantwortlichen die Schulen, die Staatlichen Schulämter und das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (MBJS) sind.

Aufgrund der gesetzlichen Regelungen in § 65a Abs. 1 BbgSchulG, § 14 Abs. 3 DSV sowie § 16 Abs. 1 DSV ist eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO nicht erforderlich.

Zudem sind das Referat 43 des MBJS und der Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) beteiligt, da diese maßgeblich an der Umsetzung und dem Betrieb der ZSD mitwirken.

• Schulen

  Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Betroffenen (Schülerinnen und Schüler) liegt bei den einzelnen Schulen in Brandenburg. Die Schulen gewährleisten die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung in der ZSD, indem nur rechtmäßig erhobene Daten in die ZSD eingestellt werden. Die Schulleitung ist für die Einhaltung des Datenschutzes in der Schule verantwortlich (vgl. § 11 Abs. 1 DSV).

  Darüber hinaus sind die Schulen verpflichtet, für die Einhaltung und Durchsetzung der Schulpflicht zu sorgen (vgl. § 41 Abs. 2 BbgSchulG).

• Staatliche Schulämter

  Gemäß § 41 Abs. 3 Satz 2 BbgSchulG ist das Staatliche Schulamt für die Durchsetzung der Schulpflicht, insbesondere für die Durchführung von Zwangsgeldverfahren zuständig. Für gewöhnlich wird das Staatliche Schulamt erst dann tätig, wenn die Maßnahmen der Schule zur Durchsetzung der Schulpflicht nicht zum Erfolg geführt haben (vgl. Rundschreiben 17/18, Handlungsanleitung zur Durchsetzung der Schulpflicht bei unentschuldigtem Fernbleiben von der Schule).

  Grundsätzlich dürfen gemäß § 14 Abs. 3 und § 16 Abs. 1 DSV personenbezogene Daten von den Staatlichen Schulämtern im Rahmen ihrer Zuständigkeit verarbeitet werden. Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes innerhalb des Staatlichen Schulamtes trägt die Leiterin oder der Leiter des Staatlichen Schulamtes (vgl. § 16 Abs. 1 Datenschutzverordnung).

• Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (MBJS)

  Gemäß § 65a Abs. 1 BbgSchulG richtet das für das Schulwesen zuständige Ministerium (MBJS) eine automatisierte zentrale Schülerdatei ein. Dies erfolgt durch das für IT-Fachverfahren/E-Government im Schulbereich zuständige Referat 43 des MBJS. Eine Datenverarbeitung durch das MBJS innerhalb der ZSD ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Die Schulaufsichtsreferate des MBJS haben daher keinen Zugriff auf die von den Schulen in der ZSD gepflegten Daten.

• Referat 43 (MBJS)

  Die Entwicklung und der technische Betrieb der ZSD erfolgt durch das Referat 43 des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport Brandenburg (MBJS). Für den Betrieb und die Betreuung der ZSD kann in Ausnahmefällen der Zugriff auf personenbezogene Daten durch einzelne Beschäftigte des Referats 43 erforderlich sein (z.B. Wiederherstellung versehentlich gelöschter Datensätze oder Korrektur von Datensätzen aufgrund fehlerhafter Algorithmen). Diese Beschäftigten sind gesondert zur Wahrung der Vertraulichkeit bzw. Verschwiegenheit verpflichtet.

• Brandenburgischen IT-Dienstleister (ZIT-BB)

  Im Rechenzentrum des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB) werden die für die ZSD relevanten Fachverfahren sowie die ZSD-eigenen Komponenten betrieben. Das Referat 43 des MBJS hat mit dem ZIT-BB ein Housing-Vertrag abgeschlossen. Die Administration der Systeme erfolgt durch das Referat 43. Zwischen dem MBJS und dem ZIT-BB existiert neben einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) auch eine entsprechende Servicevereinbarung (SV).